Transporte terrestre de carga: retención del 1 % y manifiesto que no reemplaza la factura

Transporte terrestre de carga: retención del 1 %, distribución y manifiesto de carga

La contratación de fletes suele involucrar tres actores: el cliente que paga el transporte, la empresa transportadora que presta el servicio y, en determinadas operaciones, el propietario de un vehículo afiliado o vinculado. Esta estructura genera preguntas sobre la base de retención, la distribución de la retención y los documentos fiscales. La DIAN atendió estas inquietudes en el Oficio 017891 (interno 1923) del 9 de octubre de 2026.

La aclaración central es que la tarifa de retención en la fuente a título de renta para el servicio de transporte terrestre de carga, conforme al artículo 1.2.4.4.8 del Decreto 1625 de 2016, es del 1 % sobre el valor bruto del pago o abono en cuenta en las condiciones previstas por esa norma. La doctrina también diferencia esta tarifa de la autorretención por actividad económica.

1. Una cosa es retención al transportador y otra autorretención

La DIAN explica que las modificaciones del Decreto 572 de 2025 no elevaron del 1 % al 3,5 % la retención por pagos por servicio de transporte terrestre de carga. La cifra del 3,5 %, mencionada en doctrina previa y en ciertas actividades económicas, corresponde al régimen de autorretención del impuesto sobre la renta que puede resultar aplicable según el artículo 1.2.6.6 y siguientes, la actividad y las condiciones del contribuyente.

Confundir ambos conceptos puede ocasionar descuentos equivocados al proveedor, diferencias en certificados y errores en el formulario 350. Antes de fijar un porcentaje, se debe identificar el concepto de pago, la calidad del agente retenedor, la actividad económica del receptor y el régimen que corresponde a cada impuesto.

2. ¿Sobre qué valor se calcula la retención del 1 %?

El oficio recuerda que la retención se practica sobre el pago o abono en cuenta que recibe la empresa transportadora por el servicio, conforme a la base bruta prevista en la norma. El valor negociado entre la transportadora y el propietario del camión no transforma por sí solo esa base en una retención distinta frente al cliente.

Cuando el transporte se presta con un vehículo cuyo propietario es un tercero, el artículo 102-2 del Estatuto Tributario contempla que el ingreso se atribuya entre la transportadora y el propietario según su participación. A partir de esa distribución se debe repartir proporcionalmente la retención practicada, y la transportadora debe expedir la certificación correspondiente al propietario por su porción.

3. Ejemplo numérico: flete de $10 millones

Supuesto didáctico: el cliente paga $10.000.000 por un servicio de carga terrestre sujeto a la retención del 1 %. La retención total inicial es $100.000. Del ingreso, $7.000.000 corresponden al tercero propietario del vehículo y $3.000.000 a la empresa transportadora, conforme a lo realmente negociado y documentado.

La distribución numérica es un ejemplo de aplicación proporcional; exige verificar que la operación real encaje en la regla, que el vehículo sea de un tercero y que existan soportes del reparto del ingreso. No debe trasladarse mecánicamente a operaciones con vehículos de propiedad de la transportadora.

4. ¿El manifiesto de carga reemplaza la factura electrónica?

No. La DIAN distingue expresamente el manifiesto de carga del documento fiscal. El manifiesto responde a finalidades de control de la operación de transporte y contiene información propia del sector; la factura de venta o documento fiscal legalmente exigible soporta las operaciones comerciales y, cuando se cumplan los demás requisitos, permite demostrar costos y deducciones.

Por eso no es correcto tratar un manifiesto de carga como si fuera un documento equivalente a la factura. La diferencia es especialmente relevante cuando se pretenden llevar como costo gastos asociados con transporte y se conservan solamente documentos logísticos.

5. Controles recomendados antes de registrar el flete

1. Verificar la identidad y calidad de la empresa transportadora y su obligación de facturar.
2. Examinar qué parte del servicio presta la empresa directamente y si participa el propietario de un vehículo de un tercero.
3. Confirmar la base y la tarifa de retención aplicables al concepto de transporte, separándolas de autorretenciones por actividad.
4. Conciliar el flete pactado, el valor facturado, el manifiesto de carga y los pagos realizados.
5. Cuando corresponda, exigir el cálculo y certificado de la retención proporcional del propietario del vehículo.
6. Verificar el documento fiscal exigible y su validación, sin aceptar automáticamente el manifiesto como soporte sustituto.
7. Documentar en el papel de trabajo cualquier modificación de tarifas o de umbrales con revisión de la normativa y sus efectos vigentes.

6. Preguntas frecuentes

¿Todas las operaciones de transporte de carga llevan autorretención del 3,5 %?

No se puede afirmar de forma universal. La autorretención requiere examinar actividad, calidad del contribuyente y disposiciones vigentes. La tarifa del 1 % comentada por la DIAN es una retención por pago por servicio diferente.

¿El cliente debe distribuir directamente la retención entre empresa y propietario?

El oficio explica el mecanismo de retención sobre el pago a la transportadora y la distribución proporcional que corresponde a esta última cuando la operación involucra vehículos de terceros en las condiciones normativas.

¿Basta conservar el manifiesto para pedir un costo?

No. El manifiesto sirve para el control del transporte, pero no sustituye la factura de venta ni los demás requisitos de soporte fiscal.

Conclusión PCCOL

La guía práctica es distinguir tres cuestiones independientes: retención del 1 % sobre el flete en los términos reglamentarios, eventual autorretención por actividad económica y obligación de factura. Hacer esta separación evita errores en pagos, certificados, contabilización y declaraciones de retención.

Fuente: Oficio DIAN 017891 de 2026. Análisis PCCOL de 29 de octubre de 2026.