En el portal de facturación electrónica de la DIAN entras con el enlace que llega al correo del RUT, abres Documentos → Recibidos o Enviados, filtras por fechas (mejor por semanas) y descargas documento por documento. No hay un botón que baje todo un mes.
Para conciliar usa el XML, no el PDF: el XML trae los campos estructurados y el CUFE para deduplicar. Separa notas crédito y documentos soporte antes de comparar contra el ERP; así evitas buscar facturas que en realidad no lo son.
Qué descargas y para qué sirve cada formato
| Formato | Qué es | Úsalo para |
|---|---|---|
| XML | El documento electrónico estructurado: emisor, receptor, número, fechas, ítems, impuestos y CUFE. | Conciliar, consolidar en Excel, validar IVA y retenciones. Es la fuente de verdad. |
| La representación gráfica de la factura, legible para personas. | Soporte visual, archivo del tercero, revisión rápida. No es buena base para extraer cifras. | |
| ZIP | Un contenedor que suele traer el XML y el PDF (por ejemplo, el paquete que te envía el emisor por correo). | Guardar el paquete completo; descomprímelo antes de procesar. |
| Listado en Excel | La relación de documentos (CUFE, NIT emisor y receptor, prefijo, folio, fecha, valores) que el portal permite exportar según el módulo y tu usuario. | Saber qué existe en un rango y detectar faltantes contra tu ERP. |
Regla práctica: conserva siempre el XML. Un Excel consolidado es una capa de trabajo, no el reemplazo del archivo electrónico. Más detalle en el recurso XML, ZIP y PDF y en CUFE vs número de factura.
Paso a paso en el portal de la DIAN
- Entra por el portal de facturación electrónica de la DIAN (desde dian.gov.co, opción "Facturando Electrónicamente"). El acceso se hace con un enlace que la DIAN envía al correo registrado en el RUT, o con certificado digital. Quien factura como empresa ingresa con el NIT y el documento del representante legal; la persona natural, con su tipo y número de documento.
- Abre el módulo de documentos y elige Recibidos (las facturas que te emitieron) o Enviados (las que emitiste).
- Define los filtros. Puedes buscar por fecha, NIT, CUFE, tipo de documento y estado. Hay atajos como últimos 7 días, mes actual, mes anterior o últimos 3 meses, y un rango personalizado.
- Trabaja por rangos cortos. Si el rango es muy largo, el portal puede no mostrar todos los documentos; la recomendación práctica es consultar por semanas y sumar los resultados.
- Descarga cada documento con su botón de descarga. Solo se pueden descargar documentos aceptados o aceptados con reparos; los rechazados no. La tabla se pagina (10 documentos por página), así que recorre todas las páginas.
- Deja constancia. Guarda la fecha de la consulta, los filtros usados y el total de documentos por rango; el portal puede mostrar documentos corregidos o posteriores si repites la consulta más adelante.
Dos avisos prácticos. (1) Las pantallas y opciones del portal cambian; si tu cuenta muestra algo distinto, manda la lógica, no el orden de los botones. (2) En nuestras pruebas, los PDF descargados venían protegidos con clave —el NIT usado en la consulta— y abrían bien con Adobe Acrobat, no con el visor del navegador.
No existe en el portal un botón que baje de una vez todos los documentos de un mes: por eso, con volúmenes altos, el trabajo se vuelve repetitivo y propenso a omisiones.
Arma una base que se pueda conciliar
| Columna | Por qué la necesitas |
|---|---|
| CUFE / CUDE | Llave única del documento: la mejor para deduplicar. |
| NIT emisor, NIT receptor | Para validar que la factura es tuya y de qué tercero. |
| Prefijo y consecutivo | Es como la identifica tu ERP (no es lo mismo que el CUFE). |
| Fecha de emisión y fecha de recepción | Definen en qué período contable cae. |
| Subtotal, IVA, retenciones, total | Para comparar contra el auxiliar por tercero. |
| Tipo de documento y estado | Separa facturas, notas crédito, notas débito, documentos soporte y anulaciones. |
Guarda los archivos originales sin editarlos y trabaja sobre una copia normalizada (fechas, NIT sin puntos ni dígito de verificación, valores numéricos).
Cómo cruzar contra el ERP
- Define qué concilias: compras, ventas, notas o todos los documentos, y el rango de fechas exacto.
- Elimina duplicados por CUFE.
- Separa notas crédito y débito, devoluciones, anulaciones y documentos soporte.
- Cruza por NIT + prefijo + consecutivo contra el ERP.
- Clasifica las diferencias en tres grupos: en la DIAN y no en el ERP, en el ERP y no en la DIAN y en ambos con valor o impuesto distinto.
Ejemplo ilustrativo: 548 contra 540
El ERP muestra 540 facturas de proveedores y la DIAN, 548 documentos. No concluyas que "faltan ocho facturas":
- 5 de los documentos adicionales son notas crédito: no son facturas.
- Quedan 3 diferencias reales. Al revisarlas aparecen: 1 factura con fecha de diciembre registrada en enero (corte), 1 factura duplicada en el ERP y 1 factura efectivamente sin contabilizar.
Resultado: 1 documento por registrar, 1 por anular en el ERP y 1 ajuste de corte. Sin separar las notas, habrías buscado ocho facturas inexistentes.
Las causas más frecuentes de diferencias están reunidas en el recurso diferencias DIAN vs ERP, y el método general en conciliación DIAN vs contabilidad.
Para qué te sirve esa base en IVA, retención y renta
- IVA descontable: necesitas el XML y, en operaciones a crédito, el envío de los mensajes de recibo. Lo explicamos en la guía de IVA descontable.
- Retención en la fuente: la base de cada pago sale de la factura; revisa la guía de retención 2026.
- Renta: las facturas electrónicas de tus gastos soportan costos y deducciones; ver ¿Debo declarar renta en 2027?.
- Cruce con terceros: lo que reportan los terceros a la DIAN se contrasta con tus facturas; empieza en la guía de exógena y en la ruta de consultas.
Cuándo conviene automatizar la descarga
Si manejas pocas facturas, el portal alcanza. Cuando son cientos por mes o varios clientes, la descarga manual consume horas y las omisiones aparecen al cierre. Un aplicativo de escritorio puede encargarse de la consulta documento por documento mientras tú haces otra cosa, y dejar un reporte de lo descargado, lo omitido y lo fallido.
Antes de usar cualquier herramienta externa: no entregues contraseñas DIAN, tokens ni certificados por correo o WhatsApp; revisa qué procesa localmente y qué no; y guarda una copia de respaldo con la fecha de extracción.
Preguntas frecuentes
¿Puedo descargar todas las facturas de un mes con un solo clic?
No hay un botón único que baje todos los documentos de un rango. El portal permite descargar documento por documento y filtrar por fechas; para volúmenes altos se usan herramientas de apoyo.
¿El PDF es suficiente para conciliar IVA?
No siempre. El XML tiene los campos estructurados; el PDF es una representación visual y no conserva la misma fidelidad para extraer bases e impuestos.
¿El CUFE y el número de factura son lo mismo?
No. El número es prefijo más consecutivo; el CUFE identifica electrónicamente el documento ante la DIAN. Para deduplicar usa el CUFE.
¿Por qué el portal no me muestra todas las facturas de un rango largo?
Con rangos extensos el portal puede no listar todo. Consulta por semanas y suma los resultados.
¿Se pueden descargar documentos rechazados?
No: solo los documentos aceptados o aceptados con reparos.
¿Necesito un token para entrar al portal?
La DIAN envía un enlace de acceso al correo registrado en el RUT o permite ingresar con certificado digital; no compartas ese enlace con terceros.
Fuentes
- Guía de ingreso a la solución tecnológica de facturación electrónica (DIAN) ↗
- Portal DIAN ↗
- Estatuto Tributario, art. 616-1 (factura electrónica) ↗
Revisión: 29 de octubre de 2026. Esta guía es informativa y no reemplaza la revisión del texto legal ni el criterio profesional. Los ejemplos numéricos son ilustrativos.