Usa tres fuentes distintas según tu pregunta:
- ¿Qué facturas hay? El portal de facturación electrónica (XML, CUFE, estado).
- ¿Qué informaron los terceros sobre mí? La consulta de información reportada por terceros (exógena), cuando está habilitada para el año.
- ¿Cuánto me retuvieron? El certificado de retención del agente retenedor.
Si las tres no coinciden, no ajustes nada todavía: casi siempre la diferencia es de bruto contra neto, IVA, retención, notas crédito o fecha de corte.
Elige la consulta según lo que necesitas
| Necesito… | Dónde está | Qué comprobar | Guía |
|---|---|---|---|
| Saber qué facturas me emitieron o emití | Portal de facturación electrónica de la DIAN (documentos recibidos y enviados) | XML, CUFE, fecha y estado del documento | Descargar facturas |
| Ver ingresos y retenciones que terceros reportaron sobre mí | Consulta de información reportada por terceros (exógena) en los servicios en línea de la DIAN, cuando está habilitada para el año | Año gravable, informante, concepto y montos | Información exógena |
| Probar la retención que sufrí | El certificado de retención que debe expedir quien te retuvo | Concepto, base, tarifa y valor retenido | Esta guía, sección siguiente |
| Cuadrar la DIAN con mi contabilidad | Tus auxiliares frente a los reportes anteriores | Llave por documento, tercero y período | Conciliación DIAN vs contabilidad |
La idea central: ninguna consulta sustituye a las demás. La facturación electrónica responde "qué documentos existen"; la exógena, "qué informaron los terceros"; el certificado, "cuánto me retuvieron realmente". Cada una tiene su fecha, su alcance y su error posible.
Cómo revisar las retenciones que te practicaron
La retención que te practicaron solo la puedes descontar si está soportada. El soporte natural es el certificado de retención que expide el agente retenedor; la exógena te sirve de contraste, pero que un valor aparezca en un reporte no prueba por sí solo que sea procedente.
- Pide el certificado a cada agente retenedor (o descárgalo si lo publica) y ordénalo por tercero y concepto.
- Compara cada certificado con tus ingresos contabilizados y con la factura o cuenta de cobro que originó el pago.
- Contrasta con lo que el tercero reportó en exógena. Si los montos difieren, anota la diferencia en lugar de ajustar tu declaración para que "cuadre".
- Si el error está en el reporte del tercero, pídele que lo corrija en su origen; tú no puedes modificar lo que él informó.
Caso: la factura, el ERP y la exógena no coinciden
Ejemplo ilustrativo
Un proveedor de servicios emite una factura por $1.190.000 (base $1.000.000 + IVA 19 % de $190.000). Tu ERP la registra por $1.000.000 más IVA. En la información reportada aparece un pago de $1.121.500.
- $1.190.000 y "$1.000.000 + $190.000" son lo mismo: valor bruto frente a base más impuesto.
- $1.121.500 es el valor neto pagado: $1.190.000 menos retefuente del 4 % sobre la base ($40.000) y menos reteIVA del 15 % sobre el IVA ($28.500). Total retenido: $68.500.
No ajustes nada hasta unificar el criterio: ¿cada fuente mide valor bruto, base o neto pagado? ¿en qué fecha?
Los cuatro factores que más explican diferencias son: retención (valor neto vs bruto), IVA, notas crédito o descuentos y fecha (cortes entre períodos). Una lista más completa está en el recurso diferencias DIAN vs ERP.
Cómo conservar los soportes para responder después
- Una carpeta por año y tercero: facturas (XML y PDF), certificados, extractos, conciliaciones y comprobantes de pago.
- Un registro de quién descargó cada archivo, qué rango consultó y cuándo; así puedes explicar diferencias entre dos descargas de fechas distintas.
- Los ajustes con su sustento: qué cambió, por qué y qué documento lo respalda.
- Las dos versiones cuando algo se corrige: el original y el corregido.
Preguntas frecuentes
¿La consulta de exógena me muestra todas mis facturas?
No. La exógena es información que terceros reportan por obligación legal y con sus propios topes; la facturación electrónica es otro sistema con otro alcance y otras fechas.
¿Una retención que aparece reportada por un tercero es suficiente para descontarla?
No por sí sola. Debes poder soportarla con el certificado y el comprobante del pago; el reporte sirve de contraste.
¿Puedo obtener una base consolidada en Excel?
Sí, descargando los documentos y consolidando los XML. Puedes hacerlo a mano o con una herramienta; en cualquier caso conserva los archivos originales.
¿Qué hago si un tercero reportó mal mis datos?
Contáctalo y pídele que corrija o presente de nuevo su información; la corrección parte del informante.
¿Dónde empiezo si necesito conciliar un año completo?
Con la guía de descarga de facturas para armar la base y con la guía de exógena para el contraste con terceros.
Fuentes
- Portal DIAN ↗
- Guía de la solución tecnológica de facturación electrónica (DIAN) ↗
- Estatuto Tributario: obligaciones y soportes ↗
Revisión: 29 de octubre de 2026. Esta guía es informativa y no reemplaza la revisión del texto legal ni el criterio profesional. Los ejemplos numéricos son ilustrativos.