Recurso de reconsideración: si el certificado de representación ya está en el expediente, la DIAN no debe exigirlo otra vez

Resumen

La DIAN explicó que, cuando el representante legal de una persona jurídica interpone un recurso de reconsideración, debe acreditarse la personería. Sin embargo, si el certificado de existencia y representación legal ya obra en el expediente, la Administración no puede exigir que se aporte nuevamente.

Qué aclaró la DIAN

El certificado cumple la función de demostrar que quien presenta el recurso está legitimado para actuar en nombre de la persona jurídica. No obstante, el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012 prohíbe exigir documentos que ya reposan en la entidad, de modo que la DIAN debe revisar el expediente antes de requerir nuevamente el certificado.

Esto no elimina el requisito de acreditar la personería cuando sea necesario. Si la representación no está demostrada y el documento tampoco obra en el expediente, la falta puede afectar la admisión del recurso.

¿A quién afecta?

Personas jurídicas que interpongan recursos de reconsideración ante la DIAN, representantes legales, abogados y equipos contables o tributarios que preparen expedientes de defensa administrativa.

Qué debería revisar el contador

• Quién presenta y firma el recurso.
• Que la representación legal esté acreditada.
• Si el certificado ya se encuentra incorporado al expediente.
• La vigencia y alcance de las facultades del representante.
• Los demás requisitos formales del recurso antes de radicarlo.

Ejemplo práctico

Una sociedad recibe una liquidación oficial y su representante legal presenta recurso de reconsideración. Si el certificado de existencia y representación legal ya fue aportado y permanece dentro del expediente administrativo, la DIAN no debería exigir nuevamente el mismo documento. Si no existe acreditación en el expediente, sí debe atenderse el requisito correspondiente.

Qué dice la norma sobre la personería

El recurso de reconsideración debe cumplir los requisitos del artículo 722 del Estatuto Tributario, entre ellos que lo presente quien está legitimado para hacerlo. Si lo interpone el representante legal de una sociedad, esa calidad se demuestra con el certificado de existencia y representación legal, según el artículo 117 del Código de Comercio. El artículo 726 faculta a la Administración para inadmitir el recurso cuando no se cumplen los requisitos.

Cómo encaja el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012

Esta norma prohíbe a las autoridades exigir a los particulares documentos que ya reposan en la entidad. La DIAN concluyó que ese mandato no deroga los requisitos del artículo 722: el certificado sigue siendo parte de la acreditación. Lo que cambia es el momento de la exigencia. Si el documento ya hace parte del expediente administrativo, la Administración debe verificarlo allí en lugar de pedirlo otra vez. Si no está, quien recurre debe aportarlo con el recurso.

Un criterio práctico para el equipo

Aunque la DIAN no pueda exigirlo dos veces, aportar un certificado reciente junto con el recurso evita discusiones sobre qué obra realmente en el expediente y reduce el riesgo de una inadmisión por un tema formal. Verifica que el certificado muestre las facultades vigentes del representante, porque el recurso debe presentarlo quien las tiene al momento de la radicación.

Alcance del concepto

El concepto es de carácter general y no resuelve casos concretos de inadmisión. La DIAN lo emitió el 6 de agosto de 2026 y lo publicó el 24 de agosto.

Conclusión PCCOL

La regla reduce trámites repetidos, pero no debe confundirse con una eliminación del requisito de personería. Antes de radicar un recurso, conviene comprobar qué documentos ya reposan en el expediente y cuáles siguen siendo necesarios para evitar una inadmisión por aspectos formales.