DIAN aclara qué pasa cuando el documento soporte se genera tarde

Resumen

La DIAN precisó que generar de manera extemporánea el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (DSNO) constituye un incumplimiento formal, pero no impide por sí solo el reconocimiento fiscal del costo, la deducción o el IVA descontable cuando se demuestra que la operación ocurrió en el año o período gravable correspondiente.

Qué pasó

La DIAN analizó si un DSNO generado en un período posterior al de la operación puede soportar fiscalmente costos, deducciones e impuestos descontables. La entidad recordó que, como regla general, el documento debe generarse en el momento de la venta del bien o de la prestación del servicio.

Qué cambió o aclaró

La generación tardía del DSNO no convierte automáticamente en inexistente la operación para efectos fiscales. El parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario permite reconocer costos y deducciones efectivamente realizados en el período correspondiente cuando se acredita la realidad de la compra o del servicio, aunque el soporte tenga fecha posterior.

La DIAN separa dos efectos:

• Efecto sustancial: el costo, la deducción o el IVA descontable pueden ser procedentes si la operación se demuestra y se cumplen los demás requisitos.
• Efecto formal: generar o transmitir tarde el documento puede constituir un incumplimiento sancionable.

¿A quién afecta?

Adquirentes de bienes o servicios de sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, especialmente cuando el DSNO se generó después del período en el que ocurrió la operación.

Qué debería revisar el contador

• Que exista evidencia suficiente de que el bien fue adquirido o el servicio fue prestado en el período declarado.
• Que el costo, gasto o IVA descontable cumpla los requisitos sustanciales aplicables.
• La fecha real de la operación y la fecha de generación/transmisión del DSNO.
• La exposición a sanciones por el incumplimiento formal, aun cuando el tratamiento sustancial sea procedente.

Ejemplo práctico

Un servicio fue prestado y pagado en octubre de 2025, pero el DSNO se generó en marzo de 2026. La generación tardía no obliga, por sí sola, a desconocer el gasto de 2025 si puede probarse que el servicio efectivamente ocurrió en ese período y se cumplen los demás requisitos fiscales. Sin embargo, la generación extemporánea continúa siendo un incumplimiento formal susceptible de sanción.

Conclusión PCCOL

La fecha tardía del DSNO no debe confundirse con la inexistencia de la operación. Para el cierre y la fiscalización deben analizarse por separado la realidad económica y procedencia fiscal de la transacción, y el cumplimiento de la obligación formal de generar y transmitir oportunamente el documento.